L’embauche

Catégorie : Droit
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1. La mission de l’employeur

L’employeur peut procéder lui-même au recrutement ou le confier a un professionnel qui devient son prestataire de service. La recherche de candidats est l’aspect principal du recrutement dans sa phase active.

1.1. Qui recrute ?

La recherche d’un nouveau salarie est réalisée soit par le futur employeur lui-même ou par un prestataire auquel l’employeur fait appel. Dans le second cas, l’employeur est lie a un professionnel (ex. : cabinet de recrutement) via un contrat de prestation de service, dont voici les caractéristiques :

·      La définition du poste a pourvoir revient entièrement a l’employeur,le professionnel doit seulement l’aider à préciser le profil du candidat recherche et l’informer d’éventuelles difficultés a ce propos. L’employeur ne peut reprocher au professionnel la démission ultérieure du candidat trouve et propose.

·     Le professionnel n’a qu’une obligation de moyens et non de résultat, il ne peut donc apporter la certitude de trouver d’office le .bon .candidat et/ou garantir le succès du recrutement comme de l’intégration du candidat dans l’entreprise (sauf mention autre dans le contenu du contrat de prestation).

L’employeur peut engager (devant un tribunal et pour obtenir une indemnisation) la responsabilité du professionnel en cas de faute de celui-ci (exemple : absence de vérification sérieuse du contenu du CV d’un candidat n’ayant pas convenu).

2. Les conséquences d’une embauche

L’embauche marque le départ de la relation contractuelle de travail : elle déclenche des obligations et responsabilités pour l’employeur comme pour le salarie.

Celui qui embauche acquiert ainsi la qualité d’employeur, tandis que celui qui est embauche devient salarie.

2.1.Prise d’effet du contrat de travail

Embaucher, c’est prendre quelqu’un à son service pour obtenir de lui une prestation de travail dans des conditions de subordination moyennant rémunération. Cet engagement peut être matérialise par un contrat écrit et signe par les deux personnes, soit a la fin du processus de recrutement sous forme de promesse d’embauche ou de lettre d’embauche, soit un peu avant, voire au moment même ou la prestation de travail commence a être exécutée sous forme de lettre d’embauche ou de contrat de travail.

Cet écrit présente alors plusieurs caractéristiques : deux parties signataires(l’employeur et le salarie), stipulations et clauses, obligations de chaque partie signataire.

2.2.Obligations légales des parties

Le salarié et l’employeur, après une embauche, sont soumis aux effets,normes et règles du Droit du travail et du Droit de la Sécurité sociale. Pour connaitre les droits et obligations de chacune des parties, reportez-vous au tableau ci-dessous.

 

Nomes

Contenu

Effets

 

Code du travail et Code de la Prévoyance sociale

Lois et règlements (Assemblée nationale – gouvernement – traites

internationaux)

• Application obligatoire et générale (tous les employeurs et salariés)

• Règles dites d’ordre public auquel il est interdit de déroger (sauf pour offrir mieux)

 

 

 

Conventions et accords collectifs

 

 

Règles négociées et mises au point par les partenaires sociaux (employeurs et syndicats de salariés)

Application obligatoire, mais limitée :

• soit a une branche d’activité (ex. :employeurs, syndicats et salariés des mines)

• soit a des signataires (ex. : accord de l’entreprise X qui ne s’applique qu’a son patron et à ses syndicats et salariés)

La convention ou l’accord collectif ne peut aller contre le Code du travail sauf pour offrir aux salariés des garanties plus favorables

 

 

Accords Atypiques

 

Règles négociées et mises au point par l’employeur et des représentants du personnel sans syndicat (comité d’entreprise, délègues du personnel)

Application obligatoire, mais limitée à l’entreprise (patron, représentant du personnel et salariés)

L’accord atypique ne peut aller a l’encontre du Code du travail et/ou de la convention ou de l’accord collectif sauf pour offrir aux salariés des garanties plus favorables

Engagement unilatéral de l’employeur

Promesse publique de l’employeur (de faire ou offrir quelque chose aux salaries et/ou aux représentants du personnel)

Application obligatoire, mais limitée à l’entreprise (patron, représentant du personnel et salariés)

3.Les formalités  

Formalités propres à toute embauche

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Protection

sociale et/ou paiement des charges sociales

Utilisation de la DUE (formulaire de Déclaration Unique d’Embauche) pour procéder à :

• la déclaration nominative préalable à l’embauche

• l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale si premier emploi, 

• l’affiliation du salarié à une caisse de retraite

• l’affiliation du salarié à l’ANPE ou une agence de placement

• la demande de visite médicale d’embauche devant le médecin du travail

Remplir le formulaire en mentionnant impérativement : la dénomination sociale (si employeur-personne morale) ou les nom et prénom (si employeur-personne physique), l’adresse de l’employeur, le n° INPS ou n° de compte CMSS cotisant (pour le paiement des charges sociales), les détails sur le salarié (nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance, n° Sécurité sociale si déjà immatricule, date et heure d’embauche, a quoi s’ajoutent la nature et la durée du contrat)

Transmission au salarié embauché :

• d’un volet détachable de l’accuse de réception de l’INPS ou CMSS

• d’un document récapitulant les données figurant dans le formulaire de DUE ou d’un document indiquant l’INPS ou la CMSS dont dépend l’employeur + son n° de compte cotisant L’employeur doit pouvoir produire en cas de contrôle de l’INPS et/ou de l’Inspection du travail toutes les pièces justifiant de l’envoi d’une déclaration unique d’embauche (DUE) remplie conformément à la règlementation

 

Pour tous les employeurs

Formalités propres à toute embauche

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Réglementation

du travail

Obligation de tenir un registre unique du personnel et de le mettre à jour constamment en fonction des entrées et sorties du personnel ; doivent y figurer, dans l’ordre chronologique, les embauches et ruptures de contrat de travail ainsi que les indications suivantes :

• détails sur le salarie (nom, prénom, date de naissance, nationalité,  si salarie étranger (type + n°), sexe, emploi tenu, qualification, date d’entrée dans entreprise, date de sortie de l’entreprise

• détails sur une éventuelleprocédure administrative d’embauche ou de rupture du contrat (nature + date)

• indication de la nature du contrat du salarie embauche (CDI, CDD, contrat de travail à temps partiel, CDD a objet défini, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation)

• si transfert et/ou mutation de personnel, mention de cela + nature d’un transfert ou de la mutation + indication du nouvel employeur du salarie

• si salarié en intérim, mention du contrat de travail temporaire + nom et adresse de l’agence d’intérim Sur leur demande, le registre est tenu à disposition des délègues du personnel, des inspecteurs du travail, des contrôleurs INPS

Information écrite du salarié par l’employeur concernant :

• les éléments essentiels de son contrat de travail (par lettre d’embauche ou contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat)

• le statut collectif en vigueur dans l’entreprise (notice mentionnant les

conventions et/ou accords collectifs applicables)

• le régime de protection sociale en vigueur dans l’entreprise (notice rédigée par la mutuelle ou par la CANAM et remise par l’employeur)

Organisation de la visite médicale d’embauche :

Qui ? Contact avec le service médical dont dépend l’employeur

Quand ? Avant l’embauche pour les salariés soumis à une surveillance particulière en raison de la nature de leurs travaux et/ou fonctions ou, au plus tard, avant la fin de la période d’essai

Hygiène-sécurité :

information/formation en fonction des nécessités et des types de postes, de fonctions ou de contrats ; le salarié nouvellement embauche reçoit une formation et/ou une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention

remise des équipements de sécurité en fonction des nécessités et des types de postes, de fonctions ou de contrats ; le salarie nouvellement embauche reçoit ses équipements de protection (la formation à leur utilisation fait partie de la formation visée ci-dessus)

Remise d’un badge de circulation et contrôle : en fonction des nécessités, des types de postes, de fonctions ou de sites (ex. : usine minière) ; le salarié reçoit un badge pour lui permettre de circuler dans l’entreprise et d’assurer la sécurité

Formalité pour les entreprises d’au moins 50 salariés

Déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre

Nature de la formalité : notification à la direction départementale du travail du relevé des contrats conclus ou résilies le mois précèdent la notification

Échéance : dans les huit premiers jours de chaque début de mois

Contenu du relevé : nom, adresse de l’employeur/nature de l’activité de l’entreprise/nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification des salariés dont le contrat de travail a été conclu ou rompu/date d’effet des conclusions ou ruptures des contrats de travail (si rupture d’un ou de plusieurs contrats = licenciement économique) et indication de la nature du motif

Formalités supplémentaires pour l’embauche du premier salarié

Déclarations d’existence en qualité d’entreprise + de première embauche d’un salarié à destination de l’Inspection du travail et du centre de formalités des entreprises :

• formalisme (lettre recommandée avec AR)

• échéance (avant démarrage et embauche)

• informations (création/mise en activité de l’entreprise, embauche du premier salarie de l’entreprise) Eventuelle immatriculation du salarié a la sécurité sociale (par voie de DUE) :

• premier emploi

• ou perte de son n° d’immatriculation

 

Formalités à réaliser dans certains cas particuliers

Embauche sous CDD

Détachement/expatriation : organisation de la protection sociale du salarié à l’étranger ;

information écrite du salarié sur la durée de son séjour a l’étranger, la nature et les conditionsde sa protection sociale, la devise servant au paiement de son salaire, les contreparties/avantages lies à sa mission à l’étranger, les conditions de son rapatriement

Embauche d’un mineur de plus de 14 ans et de moins de 16 ans (avec accord écrit des

parents) : autorisation administrative auprès de l’Inspection du travail, par lettre en recommandée avec AR (précisant nom + prénom + âge + adresse de l’adolescent+ durée ducontrat + détail des conditions de travail dont horaires et rémunération) et copie de l’autorisationparentale écrite ; à remettre 15 j au moins avant l’embauche

Contrat d’apprentissage : déclaration de l’employeur + enregistrement du contrat

Contrat de professionnalisation : dépôt du contrat

Demande d’aides à l’emploi

Affichages obligatoires

Principe : du fait de l’embauche et de la présence de salariés dans l’entreprise, l’employeur est tenu de procéder à des affichages obligatoires

Modalités : sur les panneaux réserves a l’affichage des communications de la Direction de l’entreprise a destination de son personnel

Lieu : locaux de travail/entrée et sortie afin d’assurer leur visibilité et accessibilité

Affichages :

Convention et accords collectifs : avis comportant le nom de la convention collective et le nom des autres accords collectifs applicables a l’entreprise + indication du lieu et/ou des modalités de leur consultation)

Règlement intérieur de l’entreprise

Horaires de travail : détail notamment si cycle (modalités d’organisation, nombre de semaines de la période de référence, etc.) + conditions de report du repos hebdomadaire

Congés payés : période de prise + ordre des départs + nom

Égalité professionnelle hommes/femme : liste des indicateurs soumis annuellement au comité d’entreprise

Hygiène et sécurité : interdiction de fumer, consignes de sécurité et d’évacuation des locaux si incendie, document unique d’évaluation des risques, secours d’urgence et service médical du travail (nom + coordonnées), liste des élus délégués syndicaux.

Inspecteur du travail : nom + coordonnées

Si licenciement économique : postes disponibles au titre de la priorité de réembauche

Discrimination : textes applicables